作成書類の留意点

1.条例の改正・制定 2.公募要項 3.業務基準書 4.基本協定書 （1）総則 （2）業務の範囲 （3）業務実施にあたっての条件 （4）物品・備品等の帰属 （5）自主文化事業 （6）運営業務（貸し館業務、 市民支援業務など） （7）施設管理 （8）業務実施状況の確認 （9）指定管理者の収入 （10）リスクおよび責任分担 （11）指定管理の終了 （12）指定の取り消し （13）その他 5.年度協定書 6.仕様書

4.基本協定書 　協定書とは、設置者である地方自治体が指定管理者に業務を委任する上で取り交わす契約書に準ずるものである（総務省の通知では「指定管理者に支出する委託費の額等、細目的事項については、地方自治体と指定管理者の間の協議により定めることとし、別途両者の間で協定等を締結することが適当」としている）。ここでは、公立文化施設特有の事情を勘案して協定書の項目例を作成した。 　協定書の内容は、公募要項、業務基準書、指定管理者が提出した提案書などの記載事項をもとに、指定管理者候補として決定した後の協議を踏まえ作成される。業務内容など詳細が必要な項目については、協定書に全て書き込むのではなく、別途、仕様書を作成して添付する。 　通常は、指定期間全体にわたる債務負担行為を設定し、ひとつの協定書を締結する。やむを得ず債務負担行為を設定せず年度ごとに金額を決定する場合は、「基本協定書」を最初に交わしたうえで、指定管理料についてのみ、年度ごとに「年度協定書」を交わす。 　指定管理者の業務実施の安定のためには債務負担行為を設定するほうが望ましいが、ここでは年度協定書の内容についても、最後に若干触れた。 　以下、甲は設置者である地方自治体、乙は指定管理者を指す。 （1）総則 ●目的 ・ この協定を交わす目的を記載する。 ●指定管理者を指定する意義 ・ 指定管理者を導入する意義を示すために、この項目を総則に取り入れるケースがみられる。 ・ なぜ直営ではなく指定管理者制度を導入するのか、指定管理者制度を導入してこの施設では何を達成したいのか、方向性を提示するものである。 ・ 文化行政における当該公立文化施設の位置づけ、目指すもの、ミッションなどを記載した上で、それを実現するための手法として指定管理者を導入すること、コストの削減や効率化だけが目的ではないことを明記する。 ・ 公募要項などにも記載している内容なので、それを部分的に変更して転載することもある。 ●管理施設 ・ 指定管理者が管理する施設を明記する。名称、所在地、施設規模、面積など。 ・ 必要に応じて図面などを別紙で添付する。 ●指定期間 ・ 指定期間、事業年度などを記載する。 ●グループ応募の取扱い ・ 公立文化施設の場合、業務内容が多岐にわたるため、複数団体（企業）がグループを組んで応募して指定管理者となることもある。その場合の取扱いについて記載する。 ・ 一般には、このような場合、協定の一方（乙）はグループの代表団体とするケースが多い。協定書は代表団体と結ぶがグループ構成団体の全てが履行すべきこと、代表団体はグループの代表および窓口となることなどを記載する。 トップへ （2）業務の範囲 ●業務の範囲 ・ 条例に定める乙が行う業務範囲を記載する。なお、業務内容の細目は詳細なものとなるため、ここには記載せず、別添の仕様書で述べることもある。 ●甲が行う業務の範囲 ・ 甲（設置者側）が行うべき業務を明記する。法的に指定管理者に代行させることができない業務、あるいは指定管理者の業務とすることが適切ではないものなどが当てはまる。 トップへ （3）業務実施にあたっての条件 ●本協定以外の本業務に係る規程 ・ 乙は、甲が作成した公募要項に則り作成した「提案書」を提出し、審査を経て指定管理者に決定したことから、そこまでに関連した書類は全て、業務を実施していくにあたっての根拠となる。そこで、これらの書類を規程として明記する。 ・ 具体的には、公募要項、公募時の質問と回答、提案書などである。 ・ また、各規程の間に矛盾が生じた場合の優先順位、解釈に疑義が生じた場合の対処などについても記載する。 ●休館日と開館時間等 ・ 休館日や開館時間、それらの延長等にあたっての必要な事項（事前に申請すること等）を記載する。 ・ 臨時休館や開館時間外の取り扱いなどについても、協議内容に基づき記載する。 ●組織、人材 ・ 乙は業務を遂行するにあたって組織をつくり、必要な人員を配置する旨を記載する。 ・ 担当者名と必要な資格について記載した組織図を添付することもある。 ・ 公立文化施設の運営は人材に依る面が大きい。したがって、指定期間中の人員配置、異動などについても、協定書で定めるケースが見られる。乙は人員について甲に承認を受けること、それらは基本的に変更しないこと、どうしても変更せざるを得ない場合の手続きなどについて記載する場合もある。 ●第三者への委託 ・ 指定管理者が業務の一部を外部に委託する場合の規定を記載する。 ・ 第三者への委託が可能な業務の範囲や、委託の場合は事前に甲に通知することなどを記す。 ・ 委託会社名、担当者名、緊急時の連絡体制などを記載することもある。 ●開業準備 ・ 指定開始日に先立ち、人材を確保し引き継ぎや研修等を行うこと、事前に必要に応じて乙が施設の一部の利用を申請できること、甲はその申出に基本的に応じること、などを記載する。 ●近隣対策 ・ 公立文化施設の特性として発生しうる音漏れ、騒音、多くの人が訪れるための周辺への迷惑等への対応などについて記載する。 ・ 周辺に住宅等が立地している公立文化施設で近隣対策が必要となりがちな場合、この項目を置く。 ●関係法令の遵守 ・ 当該公立文化施設の条例、規則などの遵守について記載する。 ●情報公開の義務 ・ 甲（地方自治体）の基準に準じて情報公開を行う必要がある旨を規定する。 ●情報管理 ・ 業務によって知りえた各種の情報の管理や、個人情報の保護の具体的なあり方について規定する。特に、個人情報の保護については、法律や条令など根拠を示し、必要な措置を講じる旨を記載する。 ・ 指定期間の終了後についても同様である旨を明記する。 トップへ （4）物品・備品等の帰属 ●甲による備品等の貸与 ・ 甲が乙に貸与する備品を明記する。細目は事前にリスト化し別紙で添付する。 ・ 備品が破損等した場合の条件を記載する。経年劣化の場合は甲の、それ以外は乙の負担とする場合が多いようである。 ●指定期間中に購入した備品等の帰属 ・ 指定管理期間中に新規に購入する備品の帰属を定める。これにより、次の指定管理者への移行にあたっての備品でのトラブルを避ける。 ・ 指定管理者が、指定管理料により備品を購入した場合は、基本的に設置者である地方自治体側に帰属するものとするケースが多い。また、備品管理のための帳簿などへの記載を義務付けることもある。 ●指定期間中の著作権等の取扱い ・ 著作権などの権利についても、備品等と同様に帰属を決めておくことが必要とされる。 ・ 指定管理者が指定管理料で作成する制作物（印刷物、ホームページなど）の権利、芸術作品の創造や制作などを行う可能性がある場合にはその権利などについても定める。 トップへ （5）自主文化事業 ●自主文化事業 ・ 仕様書に則り自主文化事業を行う旨を記載する。 （指定管理者が自主文化事業を行わない場合は不要） トップへ （6）運営業務（貸し館業務、市民支援業務など） ●運営業務 ・ 仕様書に則り施設運営（貸し館など）を行う旨を記載する。 ●利用申請・利用許可 ・ 条例、施行規則などに基づき、利用の申請を受け、許可を行うことを記載する。 ・ 利用許可の事務処理日数などをここで定める場合もある。 ●利用許可の取り消し ・ 利用者に対する利用許可の取り消し、利用制限などについて、根拠となる法令などとともに明記する。 ●優先利用、利用許可の特例、自主文化事業での利用制限 ・ 優先利用、利用許可の特例などについて、ここで定める。 ・ 指定管理者が自主文化事業で利用できる日数についても記載する。日数までは定めず、協議事項とする場合もある。 ●利用料金 ・ 条例に則り利用料金を収入とすることができる場合は、その旨を記載する。 ●利用料金の変更 ・ 利用料金変更の際の具体的な対応について記載する。 ●利用料金の徴収 ・ 利用料金の徴収の具体的な手法について記載する。 ●利用料金の減免 ・ 条例に則り減免できる旨を記載する。 ・ 乙が自主文化事業を行う場合の利用料金の取り扱い（減免とするのか、100％徴収とするのか等）を示す。 ・ 甲との共催、その他特段の理由での減免については、免除された料金は甲が別途予算化して支払うケースがある。その場合は、その旨を明記する。 ●施設の目的外使用 ・ 乙が施設の一部を目的外使用する際の具体的な手続きについて記載する。 トップへ （7）施設管理 ●施設管理業務 ・ 仕様書に則り施設の管理を行う旨を記載する。 ・ 必要とされる資格者を明示する。 ●防災等 ・ 防火責任者の選任と消防署への届出、防災計画書の作成など防災の具体的なあり方を定める。 ●管理施設の改修等 ・ 公立文化施設では、修繕や改修が頻繁で費用負担も大きい。通常は、1件につき一定の金額（30万円程度から100万円程度までまちまち）までの小破修繕は指定管理者側で、それ以上では地方自治体側で実施するといった形で役割分担している場合が多い。 ●緊急時の対応 ・ 緊急事態が発生した場合の対応について記載する。 トップへ （8）業務実施状況の確認 ●事業計画書 ・ 次年度の事業計画書を作成し提出すること、その事業計画書は一方的に変更できないことなどを定める。 ●事業報告書 ・ 事業報告書の提出についてここで定める。 ●収支予算書 ・ 収支予算書を作成し提出することなどを定める。 ●収支決算書 ・ 収支決算書を提出し承認を得ること、指定取り消しとなった場合の決算書の提出などについて定める。 ●業務実施状況の確認と改善勧告 ・ 業務実施状況のチェック（モニタリングなど）を行うことを規定する。 ・ モニタリング等により、指定管理者が行う業務の条件を満たしていない場合、改善勧告を行うこと、指定管理者側はそれに応じることなどを記載する。 ●自己評価 ・ 乙は自己評価を行うべきことなどを記載する。 ●各種の協議会や委員会の設置、指定管理者の出席 ・ 運営協議会や評議会、評価委員会などを設ける場合は、それらの会を設置する旨を記載する。 ・ これらの会から指定管理者に出席要請があった場合の対応などを定める。 トップへ （9）指定管理者の収入 ●指定管理者の収入 ・ 指定管理者は指定管理料、利用料収入…などを収入とする旨を記載する。 ・ 指定管理期間終了前は、翌年度の利用料金収入を、次の指定管理者に代行して収受する可能性がある。そこで、これらの収入の取扱いについてもここで記載することがある。 ●指定管理料 ・ 業務遂行の対価として、指定管理料を支払う旨を明記する。指定管理料に含まれるもの（人件費、事務費･･･等）を列挙する場合もある。 ・ 債務負担行為を設定する場合はここに金額を記載するが、設定しない場合は、ここには金額を記載せず、年度ごとに別途、「年度協定書を」を定めることを記載する。 ・ 支払い時期と支払い条件を記載する。 ●管理口座 ・ 指定管理者は、この施設のために独立した管理口座を作り、収支をそこに集約して管理する旨を定める。指定管理者が、自社の他事業等に指定管理料を流用したりすることを防ぐためにも、このような措置をとっている場合が多い。 トップへ （10）リスクおよび責任分担 ●責任分担と損害賠償 ・ 表形式で、リスクの項目ごとに甲・乙のいずれが責任を持つのかを明らかに示す。 ・ 一般的には、指定管理者の責に負うもの、小破修繕（「管理施設の改修等」の項目参照）などは指定管理者側、建物の瑕疵や大規模改修などは地方自治体側とする場合が多い。 ・ かなり細かくリスクを想定し責任分担を明確に記載する場合と、明らかなリスクのみを記載して、あとは発生時の協議事項としている場合がある。 ●第三者への賠償 ・ 指定管理者の責めに負う場合は、指定管理者が第三者に損害賠償を行う。 ただし、必ずしも指定管理者の責に負う場合ばかりとも限らないため、一定の免責事項を規定する。 ・ 指定管理者の責である損害で地方自治体側が賠償した場合の具体的な求償についても定めることがある。 ●保険の加入 ・ 加入しなければならない保険について明記する。保険については、公募要項などでも触れている場合が多いので、それを転載する形となる。 ・ 保険の範囲については、仕様書に記載することが多い。 ・ 指定管理者が任意に加入する保険についても述べる。 ●不可抗力発生時の対応 ・ 不可抗力発生時の指定管理者の行うべきこと、具体的な対応を示す。 ・ 不可抗力発生時の損害や損失が発生した場合の、基本的な費用分担などについても記載する。 ●不可抗力による一部の業務実施の免除 ・ 不可抗力の発生により業務ができなくなった場合の指定管理者の免責事項を示す。 ・ 業務を実施できなかった場合の指定管理料の見直しなどについても、ここで述べる。 トップへ （11）指定管理の終了 ●業務の引継ぎ等 ・ 指定管理期間の終了時を想定し、次の指定管理者への円滑な引継ぎなどを定める。 ●原状復帰義務 ・ 指定開始日の原状に復帰のうえ明け渡す旨を明記する。 ・ ただし、必ずしも原状に復帰する必要がない場合も想定されるため、両者の合意があれば原状に復さない場合もありうることを記載する。 トップへ （12）指定の取り消し ●甲による指定の取り消し ・ 指定期間終了以前に、地方自治体側が指定管理者の指定を取り消す場合について定める。 ・ 取り消す事由として、不正行為、協定内容の不履行、虚偽の報告や報告拒否、指定管理者が破産や会社更生等の手続開始となった場合などを挙げることが多い。 ・ 指定取り消しにあたって、地方自治体側が行う通知等の手続きについても述べる。 ・ 取り消しの場合の指定管理料や利用料金などの取扱い、公演事業などの出演交渉や契約の継続などについて、具体的な対応を記載する。また、この場合、地方自治体側に損害が発生した場合は指定管理者が負うこと、逆に指定管理者側に損害が発生しても地方自治体側はその責を負わないことなどを加えることもある。 ●乙による指定の取り消しの申出 ・ 地方自治体と指定管理者は、基本的に対等な関係として尊重しあう必要があることから、指定管理者側からの指定取り消しの申出も可能であることを記載する場合もある。 ・ 取り消しの申出の事由として、地方自治体側の協定内容の不履行、地方自治体側の事由により損害をこうむった場合などが挙げられる。 ・ 取り消し申出にあたっての具体的な手続きについても述べる。 ●不可抗力による指定の取り消し ・ 不可抗力により業務の継続などが困難になった場合について規定しておく。 ●指定取り消しの場合の引継ぎ等 ・ 上記のような何らかの理由で、指定期間終了以前に指定管理が取り消しとなった場合でも、備品、原状復帰、各種の引継ぎは、期間満了時と同様に行われることを明記する。 トップへ （13）その他 ●連絡調整会議の設置 ・ 地方自治体と指定管理者の間で連絡調整を行うために連絡調整会議を開催することができる旨を記載する。必要に応じて、連絡調整会議の内容などについて述べる場合もある。 ●各種会議等への出席 ・ 例えば、地方自治体内の公立文化施設間、あるいは都道府県内の類似施設間などの連絡会議などに指定管理者の出席が必要な場合は、その旨を記載する。 ●権利・義務の譲渡の禁止 ・ 権利や義務を第三者に譲渡してはならない旨を記載する。 ●公租公課 ・ 公租公課の負担方法を取り決める。 ●協定の変更 ・ 協定内容について、協議により変更できる旨を記載する。 ●疑義についての協議 ・ 疑義が生じた場合、もしくは協定に記載のないものについて、協議して定める旨を記載する。 ●停止条件 ・ 議会において指定管理者の指定が行われることにより、協定が成立することを明記する。