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12.本協定の締結、管理運営業務の引継ぎ、準備
（1）本協定の締結
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議会で指定管理者の指定議案が議決された後、先に仮協定で協議して合意を得た内容で、本協定を締結する。 |
（2）引継ぎスケジュール
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新規事業者に決定した場合だけでなく、既存の財団等に決定した場合も、協定書の締結、備品等の所有の明確化など、「管理委託」から「指定管理」に変わることにより行うべき作業は多々ある。また、例えば4月から指定管理者に移行する場合は、4月分の貸出開始日前までに事業計画を確定し自主事業の日程を確保する必要がある等、管理運営の年間基本スケジュールに影響を受ける面もある。したがって十分な引継ぎ期間を担保しておくことが望ましい。 |
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休館日のない公立文化施設では、引継ぎのために何日か臨時休館しなければならないケースも考えられる。施設予約のタイムスケジュールを視野に入れ、利用者の利便性を損なうことのないよう、早めに検討・決定しておく。 |
（3）新しい指定管理者の着任時期
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本来は、指定管理者として決定して後、できるだけ早い時期に着任することが望ましいが、その経費負担を見込んでいない場合が多いこと、準備に時間がかかる場合が多いことなどから、候補者側のスタッフが公立文化施設に着任し、実際の引継ぎ作業に入るのは、指定開始の1ヶ月前くらいとなることもある。 |
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この時期にフルスタッフで着任することが望ましいが、この間の人件費等の関係から難しい場合もある。それでも、核となるスタッフにはフルタイムで館の仕事を全て引き継ぐよう要請する。 |
（4）留意点
●引継ぎ業務の考え方
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引継ぎ期間の候補者側のスタッフ稼動は、実際にはかなりのものとなる。現在は、この期間の稼動に対する経費支払いを想定している事例はほとんど見られないが、既に指定管理者に移行した事例においては、この点を想定していなかったことを反省点として挙げているケースもある。次回の指定管理者選定においては、この期間の経費支払いの考え方（例えば実費分は支払う、あるいは人件費の一部まで支払う、一切支払わない等）を明確化し、公募要項などに盛り込むことが必要になるであろう。 |
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また、指定管理者に決定した団体が、次回には引き継ぐ側となることもありうる。その際の新たな指定管理者への引継ぎ業務への協力、当該業務を指定管理料に含む（あるいは別途に支払う）旨等は、今回作成する協定書もしくは仕様書などに記載していく。 |
●貸し館利用への対応
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例えば4月から指定管理者に移行する場合、4月の貸し館利用の予約分からは、利用予約受付時の利用許可者が首長で、実際の利用時には指定管理者になっているという現象が生じる。この期間の許可の権限や、受付業務を誰が行うのか（現行の管理者か候補者側か）、利用者への説明や対応の方法、利用者との詳細打ち合わせの担当などを十分に検討しておく。また、その場合の施設使用料の授受、預かり金管理の方法についても定めておく。 |
●備品等について
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指定管理者制度を導入することが決まったら、まず備品台帳と現物との照合チェックを実施するとともに、所有権等があいまいなものについての確認（行政、財団、施設いずれの財産なのか等）をしておく。 |
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リース契約期間の関係で、指定管理者に引き継がざるを得ない・引き継がなければ無駄なコストが生じるようなケースも想定される。こういった場合の取り扱いについては予め定めておく。 |
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施設のロゴマーク、パンフレット類に使用している写真やイラスト等の権利の所在などについても確認しておく。 |
●個人情報の取り扱い、データ管理等
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友の会名簿、DMリスト、利用記録等の取り扱いについて、施設の催し物案内を送付する等の目的にのみ利用する場合であっても、新たな指定管理者に委ねるのか、委ねる場合の利用者への通知など、個人情報保護の観点からよく検討する。 |
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今後は、利用者に対しても、施設として個人情報を取り扱うが指定管理者に情報管理を委ねる旨などを通知することが必要となる。 |
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指定期間終了後には、これらの名簿や利用記録等を持ち出すことのないよう明記するとともに、罰則規定や賠償責任等についても定めておく。 |
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導入手順における留意点